Öğretim Elemanları ve İdari Personel için Etkinliklere Katılım Desteği Esasları
MADDE 1: AMAÇ VE KAPSAM
Bu Esaslar, MEF Üniversitesinde tam zamanlı olarak çalışmakta olan öğretim elemanlarının ve idari personelin, yurtiçi ve yurtdışındaki (a) Bilimsel Etkinliklere (sempozyum, kongre, kolokyum, panel, seminer, çalıştay, açık oturum, konferans ve benzeri prestijli bilimsel etkinliklere, sanat çalışmalarına) ve b) Üniversite Yararına Etkinliklere (üniversitenin amaç ve faaliyetleri ile ilgili her türlü idari, teknik bilimsel ve mesleki konuda araştırma ve inceleme gezilerine, toplantılara ve eğitim/staj çalışmalarına) katılımını sağlamak üzere verilecek olan desteği ve görevlendirilmelerinde uyulacak usul ve esasları düzenlemek amacıyla çıkarılmıştır.
MADDE 2: DAYANAK
Bu Esaslar, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
MADDE 3: TANIMLAR
Bu esaslarda geçen temel kavramların tanımları aşağıda belirtilmiştir:
a) Üniversite: MEF Üniversitesini
b) Rektör: MEF Üniversitesi Rektörünü
c) Komisyon: MEF Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonunu
d) Genel Sekreter: MEF Üniversitesi Genel Sekreterini
e) Senato: MEF Üniversitesi Senatosunu
f) Dekan: MEF Üniversitesi bünyesindeki Fakültelerin Dekanlarını
g) Müdür: MEF Üniversitesi bünyesindeki Enstitü ve Hazırlık Okulu Müdürlerini
h) Bölüm Başkanı: MEF Üniversitesi bünyesindeki Bölümlerin Bölüm Başkanlarını
i) Birim Amiri: İdari birimlerin en üst amirini
j) Yönetim Kurulu: MEF Üniversitesi bünyesindeki Fakülte ve Enstitü Yönetim Kurullarını
k) Akademik Personel: MEF Üniversitesinde tam zamanlı olarak görev yapan öğretim üyesi (profesör, doçent ve doktor öğretim üyesi), öğretim görevlisi, araştırma görevlisi ve okutman kadrolarında görev yapan personeli
l) İdari Personel: MEF Üniversitesinde tam zamanlı olarak idari kadroda görev yapan personeli
m) Gündelik: Görevlendirme süresince yemek, ana ulaşım gideri dışındaki ulaşım giderleri, vs.’yi karşılamak üzere belge ibrazına gerek olmaksızın ödenen sabit ücreti
n) Harcırah: Görevlendirilen personelin bu görevlendirme ile ilgili olarak yapacağı harcamaların (ana ulaşım, konaklama, etkinlik kayıt ücreti, görevlendirilen iş için gerekli olan malzemelerin/eşyanın gerekiyorsa nakli) ile görevlendirilen her gün için Gündelik miktarının toplamını
ifade eder.
MADDE 4: BİLİMSEL ETKİNLİKLERE KATILIMA İLİŞKİN GÖREVLENDİRME
4.1. Bilimsel etkinliklere katılım desteğinden, destek başvurusunu yaptığı tarih itibariyle Üniversitede kesintisiz en az 6 aydır tam zamanlı olarak çalışmakta olan öğretim elemanları yararlanır. Ücretli veya ücretsiz izin almış personelin ilgili akademik yıl süresince en az 6 ay fiili olarak çalışmış olması şartı aranır.
4.2. Araştırma Görevlilerinin üniversiteden maddi destek alarak yurt dışı kısa süreli görevlendirilebilmeleri için üniversitede tam zamanlı olarak en az bir yıl ve kesintisiz olarak çalışmış ve doktora öğrencisi olması şartı aranır.
4.3. Bilimsel etkinliklere katılım desteğinden destek başvurusunu yaptığı tarih itibariyle Üniversitede kesintisiz en az 2 yıl tam zamanlı olarak çalışmakta olan idari personel yararlanabilir.
4.4. Destek talebinde bulunan öğretim elemanının ve idari personelin ilgili bilimsel etkinliğe bildiri, poster veya özet sunarak katılması ve bu sunumlarla ilgili bilimsel çalışmalarını Üniversite adına yapması zorunludur.
4.5. Destek başvuruları idari onay sürecine girmeden önce Komisyon tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirme sırasında aşağıdaki koşullar aranır:
a) Bildiride/yayında yazar adresi olarak MEF Üniversitesini göstermek.
b) Aynı akademik takvim yılı içerisinde başvurduğu türde (ulusal/uluslararası) etkinlik için destekten yararlanmamış olmak.
c) Bildirinin sözel sunum için kabul edilmiş olması ve bu sunumu yapacak öğretim elemanı olmak veya sergi/sanatsal etkinliğe kendi ürünü ile katılacak olmak (sunulacak olan bildiri, poster veya özetin birden çok yazarlı olması durumunda yalnızca sunumu yapacak öğretim elemanına destek verilecektir).
d) Destek verilecek bildirilerin
(i) Bilimsel etkinlik tarihinden önce (destek başvurusu yapıldığı sırada) hakemli bir dergide yayınlanmak üzere gönderilmiş ve değerlendirmeye alınmış olması (kabul şartı aranmaz) veya
(ii) Tam metin bildirilerin indeksli (WoS, Scopus, alan indeksli) olmak koşuluyla bildiri kitabında/dergide yayınlanacağı belirtilen bilimsel toplantılara gönderilmiş olması veya
(iii) Bilimsel etkinlik tarihinden sonraki bir yıl içinde yayınlanmak üzere hakemli bir dergiye gönderilecek olması
koşullarından en az biri aranır (bknz. Madde 4.8). Sanatsal etkinliklere katılımlarda (ürün/performans/sergi) bu şartlar aranmaz.
4.6. Bilimsel etkinliğe katılım için görevlendirmeler, öğretim elemanları için Bölüm Başkanının ve Dekanın/Müdürün, idari personel için ise Direktörün ve Genel Sekreterin izni, ilgili Yönetim Kurulunun uygun görüşü, Komisyonun olumlu görüşü ve Üniversite Yönetim Kurulu kararıyla yapılır.
4.7. Katılım Desteği, akademik takvim yılı esas alınarak, yurt içinde (KKTC dahil) yapılan ulusal ve uluslararası bilimsel etkinlikler için yılda bir defa, yurt dışında yapılan uluslararası bilimsel etkinlikler için yılda bir defa olmak üzere toplamda en fazla iki defa verilir.
4.8. Bir sonraki akademik yılda verilecek teşvikler, bir önceki bildirinin yayın sürecindeki durumu dikkate alınarak değerlendirilecektir. Madde 4.5 (d) bendinde (iii) numaralı koşulu sağlayarak konferans görevlendirmesi alan personelin çalışması yayınlanmadıysa veya yayın değerlendirme sürecinde değilse bir akademik yıl destek verilmeyecektir.
4.9. Destek miktarının belirlenmesinde öğretim elemanının başka bir kaynaktan destek alıp almadığı dikkate alınır. Başka bir kaynaktan alınan desteğin etkinliğe katılım için gerekli olan Harcırahın tamamını karşılaması halinde Üniversite tarafından destek sağlanmaz. Başka bir kaynaktan sağlanan desteğin katılım için gerekli Harcırahın tamamını karşılamaması halinde aradaki fark Üniversite tarafından sağlanır.
4.10. Görevlendirmelerde Dekan/Müdür önerisi ve Rektörün onayı gereklidir.
MADDE 5: ÜNİVERSİTE YARARINA ETKİNLİKLERE KATILIMA İLİŞKİN GÖREVLENDİRME
5.1. Akademik ve idari personel, ilgili birimlerin uygun görüşü ve Üniversite Yönetim Kurulunun kararı ile kongre, fuar, çalıştay vb. çeşitli etkinliklerde görevlendirilebilirler. Üniversite tanıtım etkinlikleri bu sürecin dışındadır.
MADDE 6: BAŞVURU ESASLARI
6.1. Bilimsel etkinlik görevlendirilmesi ile ilgili olarak destek talep eden öğretim elemanı ve idari personel aşağıdaki belgeler ile başvuruda bulunur. Eksik belgesi olan başvurular incelemeye alınmaz.
a) Bilimsel toplantıya katılıma ilişkin sunum yapılacağını ifade eden davet yazısı veya kabul mektubu (e-posta),
b) Sunulmak üzere kabul edilen bildiri/poster/özet metni/dosyası,
c) Bilimsel toplantının yapılacağı tarih aralığını da gösterir şekilde toplantı/konferans/kongre programı veya websitesi linki.
6.2. Başvurular gerekli bilgi ve belgeler ile etkinlik/toplantı başlangıç tarihinden en geç 2 ay öncesinde elektronik belge yönetim sistemi üzerinden bağlı olduğu Bölüm Başkanlığına/Müdürlüğe/Direktörlüğe yapar.
6.3 Talep edilen görevlendirmeye ilişkin izinler ve onaylar alındıktan sonra avans (Gündelik) ödemesinin yapılabilmesi için, Islak İmzalı Görevlendirme Talep Formu (akademik personel için Rektör Yardımcısı ve Rektör imzalı, idari personel için Bölüm İdari Amiri, Genel Sekreter ve Rektör imzalı olarak) aslı ve ekleriyle ilgili birim tarafından Mali İşler Direktörlüğüne gönderilir.
MADDE 7: HARCAMALARIN KARŞILANMASI
7.1. Üniversitenin satın alma gücünün etkili bir şekilde kullanılması esastır. Otel ve seyahat acentelerinin seçimi de dahil olmak üzere, satın alma işlemleri için Satın Alma Bölümüne danışılması şarttır.
7.2. Yurt içi ve dışı görevlendirmelerde Üniversite tarafından tahsis edilen harcama limitinin aşılması halinde aşan kısım doğrudan söz konusu çalışan tarafından karşılanır.
7.3. Üniversitenin satın alma gücünün etkin bir şekilde kullanılmasını teminen, havayolu firmalarının internet web siteleri aracılığıyla Üniversitenin anlaşmalı olduğu seyahat acentesinin uçak bileti fiyatından daha düşük maliyetli bir uçak bileti alternatifi bulunması durumunda uçak bileti rezervasyonu Akademisyen veya İdari Personel tarafından da yapılabilir. Bu durumda MEF Üniversitesi fatura bilgilerini ihtiva edecek şekilde MEF Üniversitesi adına düzenlenmiş Mali E-Bilet, E-Fatura, E-Arşiv Fatura, Invoice, Receipt vb. belgelerin ilgili firmalardan temin edilmesi ve Rektör tarafından onaylanmış Masraf Formu ekinde Mali İşlere iletilmesi halinde geri ödeme, harcamayı bizzat yapan akademisyen veya idari personelin şahsına yapılabilir. Masraf formu ekinde tüm imzaları tamamlanmış görevlendirme formu bulunmalıdır. Uçak biletinin Üniversitenin anlaşmalı olduğu acente aracılığı ile satın alınmak istenmesi halinde rezervasyonlar görevlendirme talep eden Akademik veya İdari Personel tarafından yapılacaktır. MEF Üniversitesi adına düzenlenecek olan faturalar Üniversite tarafından ödenir. Bütün uçuşlarda Ekonomi Sınıfı kullanılacaktır.
7.4. Yurt içi görevlendirmelerde karayolu ulaşım ücreti ile havayolu ücretinin birbirine yakın olduğu durumlarda havayolu tercih edilebilir ve Etkinliğe Katılım Desteği Talep Formunda bu durum belirtilir. Diğer ulaşım araçlarına göre daha ekonomik olması halinde, Üniversiteye ait veya Üniversite adına kiralanmış araçla seyahat edilmesi durumunda belgelendirmek kaydıyla yakıt, arabalı vapur, paralı yol ve köprü ücretleri karşılanır.
7.5. Araç kiralama, Rektör onayı olması halinde, yalnızca kiralık araç sözleşmesinin aslı sunulduğunda karşılanacaktır.
7.6. Görevlendirme gereği oluşabilecek fazla bagaj masrafları, ancak Etkinliğe Katılım Desteği Talep Formunda özel olarak belirtilmesi ve ilgili makbuzun sunulması halinde karşılanır.
7.7. Ödenecek Gündelik ve konaklama ücretlerinin hesaplanmasında, yol süresi dâhil, öğretim elemanının katıldığı bilimsel etkinliğin süresi esas alınır.
7.8. ABD, Uzak Doğu gibi okyanus ötesi seyahatlerde etkinliğin süresini en fazla 2 gün, diğer ülkeler içinse en fazla bir gün geçecek şekilde Gündelik hesaplaması yapılır. Bu sürenin aşılması halinde aşan süre için yapılan harcamalar ödenmez.
7.9. Her bir görevlendirme için azami 7 günlük Gündelik ödemesi yapılır.
MADDE 8: GÖREVLENDİRMELERDE ÖDENECEK MİKTARLAR VE ÖDEME ŞEKLİ
8.1. Görevlendirilen öğretim elemanı ve idari personelin harcırahı için verilecek azami tutar Üniversite Yönetim Kurulunun önerisi ve Mütevelli Heyet Başkanlığının kararı ile belirlenir. Bu azami tutar görevlendirilecek personelin yayın performansına göre değişiklik gösterebilir.
8.2. Görevlendirme başvurusunda harcama kalemlerinden hangilerinin talep edildiği açıkça belirtilmelidir (ulaşım, konaklama, kayıt ücreti, vb.)
8.3. Harcırahın tahakkuku için, görevlendirme süresi Madde 7.7’de belirtildiği şekilde hesaplanarak Etkinliğe Katılım Desteği Talep Formunda belirtilmelidir. Bu sürenin aşılması halinde aşan süre için yapılan harcamalar ödenmez.
8.4. Harcamalar için Üniversiteye sunulacak belgelerin üzerinde Üniversitenin yasal fatura bilgilerinin yer alması gerekmektedir. Haklı ve geçerli bir sebep olmadığı sürece harcamaya ait yasal olarak geçerli bir belge ibraz edilmemiş ise beyan edilen harcama ödenmez. Belgelendirmenin mümkün olmadığı durumlarda ilgili harcama için Belgesiz Giderler Tutanağı doldurulur ve ilgili Birim Amiri ve ita amiri tarafından onaylanır.
Üniversitenin yasal fatura bilgileri:
MEF Üniversitesi
Huzur Mah. Maslak Ayazağa Cad. No:4 Maslak-Sarıyer/İstanbul
Vergi dairesi ve numarası: Maslak VD – 613 074 8695
MADDE 9: Görevlendirme Harcamaları ve Avansının Kapatılması
9.1. Yapılan harcamalar Görevlendirme Talep Formu ve Görevlendirme Giderleri Tutanağında belirtilmek ve belgelendirmek şartı ile ödenir. Harcamalara ilişkin tüm belgeler tarih sırasına göre Görevlendirme Giderleri Tutanağına eklenir.
9.2. Etkinliğe Katılım Giderleri Tutanağı, görevlendirmenin tamamlanmasını izleyen 5 iş günü içinde ilgili öğretim elemanı/idari personel tarafından Mali İşler Direktörlüğüne ibraz edilir. Mali İşler Direktörlüğünce belgelerin onaylanması halinde, ilgili harcamalar ve/veya avans kapatılır.
MADDE 10: YÜRÜRLÜK
Bu esaslar MEF Üniversitesi Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı ve üniversite web sayfasında ilan edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
MADDE 7: YÜRÜTME
Bu esasların hükümlerini, MEF Üniversitesi Rektörü yürütür.
EKLER:
EK1: Akademik ve İdari Personel için Görevlendirme Talep Formu
EK2: Akademik ve İdari Personel için Görevlendirme Giderleri Tutanağı