Öğretim Elemanları ve İdari Personel için Etkinliklere Katılım Desteği Esasları
Amaç ve Kapsam
MADDE 1- Bu Esaslar, MEF Üniversitesinde tam zamanlı olarak çalışmakta olan öğretim elemanlarının ve idari personelin, yurtiçi ve yurtdışındaki
a) sempozyum, kongre, kolokyum, panel, seminer, çalıştay, açık oturum, konferans ve benzeri prestijli bilimsel etkinliklere,
b) Üniversitenin amaç ve faaliyetleri ile ilgili her türlü idari, teknik bilimsel ve mesleki konuda araştırma ve inceleme gezilerine, toplantılara ve eğitim/staj çalışmalarına
katılımını sağlamak üzere verilecek olan desteği ve görevlendirilmelerinde uyulacak esas ve usulleri düzenlemeyi amaçlamaktadır.
Dayanak
MADDE 2- Bu Esaslar, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- Bu Esaslarda geçen,
a. Üniversite: MEF Üniversitesini,
b. Rektör: MEF Üniversitesi Rektörünü,
c. Genel Sekreter: MEF Üniversitesi Genel Sekreterini,
d. Birim Amiri: İdari birimlerin en üst amirini,
e. Harcırah: Görevlendirilen öğretim elemanının ve idari personelin bu görevlendirme ile ilgili olarak yapacağı harcamaların (ulaşım, konaklama, etkinlik kayıt ücreti, yurt dışı görevlendirmelerde pasaport ücreti hariç yurt dışına çıkış harcı ve vize işlemleri için alınan ücret, görevlendirilen iş için gerekli olan malzemelerin/eşyanın temini ve gerekiyorsa nakli, bakımı, onarımı, vb.) ile görevlendirilen her gün için Gündelik miktarının toplamını ifade eder.
f. Ulaşım Gideri: Görevlendirme yerine ve görevlendirme yerinden geriye, gidiş-dönüş ana ulaşım giderlerini ifade eder.
g.Gündelik: Ana ulaşım sırasındaki ve varış yerindeki yemek, konaklama başlangıcından geri dönüş başlayana kadar olan ulaşım, kalış süresince iş amaçlı iletişim, bahşiş gibi harcamalara yöneliktir.
Bilimsel Etkinliklere Katılıma İlişkin Görevlendirme
MADDE 4-
(1) Bilimsel etkinliklere katılım desteğinden, MEF Üniversitesinde tam zamanlı olarak çalışmakta olan öğretim elemanları yararlanır.
(2) Destek talebinde bulunan öğretim elemanının ilgili bilimsel etkinliğe bildiri, poster veya özet sunarak katılması ve bu sunumlarla ilgili bilimsel çalışmalarını Üniversite adına yapmış olması zorunludur.
(3) Destek başvuruları idari onay sürecine girmeden önce bir komisyon tarafından değerlendirilir. Bilimsel etkinliğe katılım için görevlendirmeler, Bölüm Başkanının ve Fakülte Dekanının/Müdürün izni, ilgili Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Yönetim Kurulunun uygun görüşü ve Üniversite Yönetim Kurulu kararıyla yapılır.
(4) Katılım Desteği, akademik takvim yılı esas alınarak, yurt içinde yapılan ulusal ve uluslararası bilimsel etkinlikler için yılda bir defa, yurt dışında yapılan uluslararası bilimsel etkinlikler için yılda bir defa olmak üzere toplamda en fazla iki defa verilir. Yurtdışı ve yurtiçi görevlendirmelerin her birinde, fakülte içindeki toplam görevlendirme adedinin yarıya kadarı poster veya özet ile katılım şeklinde olabilir.
(5) Sunulacak olan bildiri, poster veya özetin birden çok yazarlı olması ve yazarların bilimsel etkinliğe birlikte katılması halinde destek sadece sunum yapacak öğretim elemanı için verilir.
(6) Destek miktarının belirlenmesinde öğretim elemanının başka bir kaynaktan destek alıp almadığı dikkate alınır. Başka bir kaynaktan alınan desteğin etkinliğe katılım için gerekli olan Harcırahın tamamını karşılaması halinde Üniversite tarafından destek sağlanmaz. Başka bir kaynaktan sağlanan desteğin katılım için gerekli Harcırahın tamamını karşılamaması halinde aradaki fark Üniversite tarafından sağlanır.
(7) Öğretim elemanları katıldığı bilimsel etkinlikten döndükten sonra bir ay içinde, Dekanlığa iletilmek üzere, ilgili Bölüm Başkanlığına etkinlik sonuçlarını içeren bir faaliyet raporu sunar.
Akademik ve İdari Personelin Üniversite Yararına Etkinliklerde Görevlendirilmesi
MADDE 5- Akademik ve idari personel, ilgili birimlerin uygun görüşü ve Üniversite Yönetim Kurulunun kararı ile kongre, fuar, çalıştay vb. çeşitli etkinliklerde görevlendirilebilirler.
Görevlendirme Başvuruları
MADDE 6-
(1) Görevlendirilmesi ile ilgili olarak destek talep eden öğretim elemanı ve idari personel, katılım tarihinden en az bir ay önce ve bir sunum yapılacağını ifade eden kabul mektubu, kabul edilen bildiri/poster/özet ve toplantı programını da başvurusuna ekleyerek elektronik belge yönetim sistemi üzerinden bağlı olduğu Bölüm Başkanlığına /Direktörlüğe başvurur.
(2) Talep edilen görevlendirmeye ilişkin izinler ve onaylar alındıktan sonra avans ödemesinin yapılabilmesi için, Görevlendirme Talep Formu aslı ve ekleri ilgili birim tarafından Mali İşler Direktörlüğüne gönderilir.
Harcamaların Karşılanması
MADDE 7–
(1) Bütün seyahatler maliyet bilinci gözetilerek planlanmalıdır. Seyahat planlaması seyahat edecek kişi ve ilgili Dekan/Direktör tarafından kararlaştırılır.
(2) Üniversitenin satın alma gücünün etkili bir şekilde kullanılması esastır. Otel ve seyahat acentalarının seçimi de dahil olmak üzere, satın alma işlemleri için Satınalma Bölümüne danışılması önerilir. Konaklamalar, tercihen Üniversitenin anlaşmalı otellerinde gerçekleştirilmelidir.
(3) Görevlendirilen öğretim elemanının ve idari personelin Ulaşım Gideri, Gündeliği, konaklama gideri, etkinlik kayıt ücreti, yurt dışı görevlendirmelerde pasaport ücreti hariç yurt dışına çıkış harcı ve vize işlemleri için alınan ücret, görevlendirilen iş için gerekli olan malzemelerin/eşyanın temini ve gerekiyorsa nakli, bakımı, onarımı vb. giderleri karşılanır.
(4) Hava yolu ile yapılan ulaşıma ilişkin rezervasyonlar ve ödemeler Üniversite tarafından yapılır. Bütün uçuşlarda Ekonomi Sınıfı kullanılacaktır. “Business Class” uçuşlar Rektör onayına tabidir.
(5) Yurt içi görevlendirmelerde karayolu ulaşım ücreti ile havayolu ücretinin birbirine yakın olduğu durumlarda havayolu tercih edilebilir ve Etkinliğe Katılım Desteği Talep Formunda bu durum belirtilir. Diğer ulaşım araçlarına göre daha ekonomik olması halinde, kişisel araçla seyahat edilmesi durumunda belgelendirmek kaydıyla yakıt, arabalı vapur, paralı yol ve köprü ücretleri karşılanır.
(6) Araç kiralama, Rektör onayı olması halinde, yalnızca kiralık araç sözleşmesinin aslı sunulduğunda karşılanacaktır.
(7) Görevlendirme gereği oluşabilecek fazla bagaj masrafları, ancak Etkinliğe Katılım Desteği Talep Formunda özel olarak belirtilmesi ve ilgili makbuzun sunulması halinde karşılanır.
(8) Ödenecek Gündelik ve konaklama ücretlerinin hesaplanmasında, yol süresi dâhil, öğretim elemanının katıldığı bilimsel etkinliğin süresi esas alınır.
(9) Seyahat süresinin hizmet sözleşmesinde belirtilen saatlerin dışına çıkması halinde bu durum fazla çalışma olarak kabul edilmez ve karşılığında harcırah harici, fazla mesai veya her ne ad altında olursa olsun bir ek ödeme yapılmaz.
Görevlendirmelerde Ödenecek Miktarlar ve Ödeme Şekli
MADDE 8–
(1) Görevlendirmelerde ödenecek konaklama giderleri ve Gündelik miktarları her akademik takvim yılı başında Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
(2) Görevlendirme başvurusunda harcama kalemlerinden hangilerinin talep edildiği açıkça belirtilmelidir (ulaşım, konaklama, kayıt ücreti, yurt dışı görevlendirmelerde pasaport ücreti hariç, yurt dışı çıkış harcı ve vize ücreti vb.)
(3) Yurtdışı seyahatlerde avans, yabancı para cinsinden verilir, iade veya ödeme de aynı para cinsinden yapılır.
(4) Harcırahın tahakkuku için, görevlendirme süresi yol süresi dâhil Etkinliğe Katılım Desteği Talep Formunda belirtilmelidir. Bu sürenin aşılması halinde aşan süre için yapılan harcamalar ödenmez ve aşan süre görevlendirilen elemanın yıllık izninden mahsup edilir.
(5) Harcamalar için Üniversiteye sunulacak belgelerin üzerinde Üniversitenin yasal fatura bilgilerinin yer alması gerekmektedir. Belgelendirmenin mümkün olmadığı durumlarda ilgili harcama için Belgesiz Giderler Tutanağı doldurulur ve ilgili Birim Amiri ve ita amiri tarafından onaylanır.
Üniversitenin yasal fatura bilgileri:
MEF Üniversitesi
Huzur Mah. Maslak Ayazağa Cad. No:4
Maslak-Sarıyer/İstanbul
Vergi dairesi ve numarası: Maslak VD – 613 074 8695
Görevlendirme Harcamaları ve Avansının Kapatılması
MADDE 9–
(1) Yapılan harcamalar Görevlendirme Talep Formu ve Görevlendirme Giderleri Tutanağında belirtilmek ve belgelendirmek şartı ile ödenir. Harcamalara ilişkin tüm belgeler tarih sırasına göre Görevlendirme Giderleri Tutanağına eklenir.
(2) Etkinliğe Katılım Giderleri Tutanağı, görevlendirmenin tamamlanmasını izleyen 5 iş günü içinde ilgili öğretim elemanı/idari personel tarafından Mali İşler Direktörlüğüne ibraz edilir. Bunu izleyen 5 iş günü içinde de, Mali İşler Direktörlüğünce belgelerin onaylanması halinde, ilgili harcamaların ve avansın kapatılması zorunludur.
Harcırah Tablosu
MADDE 11-
Konaklama ve gündelik bedelleri için seyahat edilen bölgeye göre farklı üst sınırlar uygulanır.
ABD için:
Konaklama: En fazla 140 USD
Gündelik: En fazla 80 USD
Toplamda en fazla 200 USD
Avrupa için:
Konaklama: En fazla 115 Euro
Gündelik: En fazla 65 Euro
Toplamda en fazla 160 Euro
Yurtiçi:
Konaklama: En fazla 150 TL
Gündelik: En fazla 80 TL
Toplamda en fazla 200 TL
Yürürlük
MADDE 12- Bu Esaslar MEF Üniversitesi Yönetim Kurulunun kabulu ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 13- Bu Esasların hükümlerini MEF Üniversitesi Rektörü yürütür.
EKLER :
Ek 1: Akademik ve İdari Personel için Görevlendirme Talep Formu
Ek 2: Akademik ve İdari Personel için Görevlendirme Giderleri Tutanağı