Sınav Ölçme Değerlendirme Evrakının Toplanması ve Kurum Arşivine Teslimine İlişkin Usul ve Esaslar
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – Bu usul ve esaslar amacı, MEF Üniversitesi’nin lisans ve lisansüstü programlarında yapılan sınav/ölçme değerlendirme ve proje evrakının birim arşiv yetkilisi tarafından toplanması ve kurum arşivine devri ile ilgili usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – MEF Üniversitesi’nde öğretim faaliyetleri gereği yapılması gereken her türlü sınav/ölçme değerlendirme ve proje evrakının toplanması, teslimi ve muhafazası ile ilgili hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – MEF Üniversitesi Lisans ve Önlisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği, MEF Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14’üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 –
a) Birim Sekreteri: MEF Üniversitesi’ne bağlı Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu (bölüm/program) sekreterlerini,
b) Kurum Arşiv Yetkilisi: Kurum arşivinden sorumlu olan kişiyi,
c) Öğretim Elemanı: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda belirtilen niteliklere sahip öğretim üyesini, öğretim görevlisini, okutman ve araştırma görevlisini
d) Sınav/Ölçme Değerlendirme Evrakı: Birimlerde okutulan derslerden, stajlardan, ödev, proje vb. etkinliklerden tüm ölçme değerlendirme işleminin katılımıyla hesaplanan başarı notunun ortaya çıkardığı gözetimli, süresi belirli ara sınav, dönem sonu sınavı, bütünleme sınavı, mazeret sınavı, tek ders sınavı olarak tanımlanmış sınavları ile staj, ödev ve projelerin değerlendirme sonuçlarını
e) AKTS Bilgi Formu: İlgili dönemde okutulan dersin, o dönemi kapsayan tanımı, ders akışı, öğrenme kazanımları ile eğitim ve ölçme yöntemlerini kapsayan tasarımını ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Sınav/Ölçme Değerlendirme Evrakına İlişkin Esaslar
Teslim edilecek sınav/ölçme değerlendirme evrakı
Madde 5 – (1) Proje, bitirme ödevi, laboratuvar, atölye ve benzeri çalışmalar içeren dersler ile kısa sınav, ödev, katılım, telafi, yazılı ve benzeri şekilde değerlendirme yöntemlerinden biri kullanıldığında, sorumlu öğretim elemanı her birine ilişkin değerlendirmeye esas bir yazılı veya e-ortamda oluşturulmuş bir belge düzenlenmesini sağlamak zorundadır.
(2) Sınav/ölçme değerlendirme evrakını elektronik ortamda tutan öğretim elemanları, bu evrakın ya çıktısını ya da elektronik olarak kayıtlanmış (depolama linki, disk, taşınır bellek) örneğini sunacaklardır. Sınav/ölçme değerlendirme evrakını elektronik ortamda teslim eden öğretim elemanları Ek-1’de yer alan dijital evrak teslim tutanağı doldurmalıdır.
(3) Müfredatında zorunlu mesleki staj bulunan programlarda, Dönem Koordinatörleri, Staj Komisyonu Başkanı/Sorumlusu/Danışmanı yapılan değerlendirmelere ilişkin değerlendirme formları ve dokümanlarını hazırlar.
Evrak Teslim Süresi
MADDE 6 – Sınav ve proje evrakı, en geç ilgili akademik yılın akademik takvimde ilan edilen “dönem sonu sınavları not girişleri son günü”nden sonraki otuz gün içinde dersi veren öğretim elemanı tarafından ilgili birim sekreterine teslim edilir. Teslim alınan her sınav ve proje zarfı için Ek-2’de yer alan “Sınav/Ölçme Değerlendirme Evrakı Teslim Tutanağı” doldurulur.
Sınav ve Cevap Evrakı Zarflarının İçeriği
MADDE 7 – Üniversitemiz kurumsal sınav ve cevap evrakı zarfında;
a) Sınav Yoklama Tutanağı
b) Sınav Soru Örneği (en az 2 adet)
c) Cevap Anahtarı
d) Sınav Sonuç Listesi
e) AKTS Bilgi Formu
f) Devam Takip Çizelgesi (Sadece final sınav/ölçme değerlendirme zarfı içinde teslim edilecektir.)
g) Belirtilen Sayıda Sınav Cevap Kağıdı
h) Varsa Ek1 Dijital Evrak Teslim Tutanağı
bulunur.
Evrak Teslim Şekli
MADDE 8 – (1) Sınav ve proje evrakı, dersin öğretim elemanı tarafından; sınav yoklama tutanağı, sınav sonuç listesi, ders devam takip çizelgesi, 2 adet sınav soru örneği, cevap anahtarı, AKTS Bilgi Formunu tamamlanarak dönem içinde yapılan ve tamamlanan sınavlara (yazılı, sözlü) ve projeler ait belgelerle birlikte imzalı olarak Ek-3’de yer alan matbu sınav zarfı içinde ilgili birim sekreterine EK-2 Sınav Evrakı Teslim Tutanağı imzalanarak şahsen teslim edilir.
(2) Derslerin elektronik ortamda bulunan ölçme değerlendirme dosyalarının (sunum, proje dosyası) çevrimiçi depolama alanı üzerinde arşivlenmesi gerekmektedir. Depolama alanında yer alan her ders için Ek-1’de yer alan dijital evrak teslim tutanağı doldurmalıdır.
(3) Herhangi bir belgeye bağlanmayan sınav değerlendirmeleri dikkate alınmaz ve ilgili akademik birim sekreterine teslimi yapılamaz.
(4) Dersin öğretim elemanı tarafından birim sekreterine Madde 6’nın 1.fıkrasında yer alan sürede teslim edilen evrak birim sekreteri tarafından teslim alındıktan sonraki on beş gün içinde birim sekreteri sınav ve proje evrakı ile Ek-3’de yer alan “Kurum Arşivi Devir-Teslim Tutanağı”nı 2 nüsha halinde doldurarak kurum arşiv yetkilisine teslim eder.
Yabancı Diller Yüksekokulu
MADDE 9 – (1) Hazırlık Sınıfı’ndaki öğrencilerin sorumlu olduğu notlandırılan ödevler kur boyunca önceden bildirilen tarihte öğrenci tarafından ilgili öğretim görevlisine teslim edilir. Öğretim görevlisi gerekli puanlamayı yaptıktan ve öğrenciler ile paylaştıktan sonra bütün sınıfın ilgili evrakını dosyalayıp kur sonunda kendisine iletilen tarihte Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğüne teslim eder.
(2) Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından yapılan sınavlara ilişkin sınav evrakı kur boyunca Yabancı Diller Yüksekokulunda saklanır.
(3) Kur bittiğinde ilgili bütün evrak (sınav kâğıtları, cevap anahtarı, öğrencilerin kayıtlı konuşma sınavları ve sınava giren öğrencilerin imza listesi vb.) arşive taşınır.
Sınav / ölçme değerlendirme evrakı ve tutanak saklama süresi
Madde 10 – (1) İlgili birim sekreteri tarafından kurum arşivine teslim edilen sınav ve proje evrakı 2 (iki) yıl süre ile muhafaza edilir.
(2) Tutanaklar ilgili birim sekreterliklerinde ve kurum arşivinde 10 (on) yıl süre ile muhafaza edilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
Yürürlük
MADDE 11 – Bu Usul ve Esaslar MEF Üniversitesi Senatosu’nda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 12 – Bu Usul ve Esaslar hükümlerini MEF Üniversitesi Rektörü yürütür.