Öğrenci Kulüpleri Yönergesi
AMAÇ
MADDE 1
Bu yönergenin amacı, MEF Üniversitesi öğrencilerinin ders dışı kültür, sanat, spor etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla oluşturulacak öğrenci kulüplerinin kurulması ve çalışma esaslarının belirlenmesidir.
TANIMLAR
MADDE 2
Bu yönergede yer alan:
Kulüpler: MEF Üniversitesi öğrencilerinin Madde 1'de belirtilen amaca uygun olarak kurduğu öğrenci kulüplerini,
Öğrenci Dekanlığı: Kulüplerle ilgili tüm süreçleri yönetir. (Kulüplerin kuruluş aşaması dahil olmak üzere, tüm plan ve projelerini geliştirir, gerçekleşmesini sağlar, denetler ve değerlendirir.)
Akademik Danışman: Kulüplerin etkinliklerinin gerçekleştirilmesi esnasında bilgi, ilgi ve deneyimleriyle kulübe katkıda bulunarak gönüllü çalışan akademik personeli ifade eder.
KURULUŞ
MADDE 3
Kulüp kurmak isteyen öğrenciler yedi kurucu üye sayısına ulaşmaları halinde, Kulüp Talep Formu’nu doldurarak, o yıla ilişkin etkinlik planını hazırlayıp ve ekleyip Öğrenci Dekanlığı’na başvuruda bulunurlar. Bu başvurular Öğrenci Dekanlığı ve tarafından değerlendirilir, uygun görülen kulüpler Öğrenci Dekanı ve Eğitimden sorumlu Rektör Yardımcısı tarafından onaylanır. Başvurunun onaylanması ve kulüp içtüzüğünün oluşturulmasının ardından, kulüp faaliyetlerine başlar. Kurucu yedi üyenin adı/soyadı, öğrenci numarası, bölümü ve fakültesi, Öğrenci Dekanlığı’na dilekçe ile iletilir.
Her öğrenci kulübünün, başvurusuyla birlikte MEF Üniversitesi akademik veya idari personelinden birini danışman olarak önermesi gerekir. Danışmanların Öğrenci Dekanlığı’na iletilecek dilekçede bildirilmesi gerekir.
Kulüp başvuruları, her akademik yılın başlangıç tarihinden itibaren dört hafta içerisinde tamamlanır. Benzer uğraş alanları ve amaçları olan kulüpler kurulamaz. Spor takımlarının kurulması için kulüp kuruluş prosedürüne ek olarak ilgili uzman ve birimlerden görüş ve onay alınır.
KULÜP FAALİYETLERİ
MADDE 4
Kulüpler, amaç ve faaliyetlerini saptarken aşağıdaki kriterleri göz önünde bulundurmak zorundadır;
a) Kulüpler öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel, entelektüel ve spor faaliyetlerine katılarak ilgi, bilgi ve yeteneklerinin geliştirilmesini ve bu yolla akademik ortama katkıyı amaçlar.
b) Kulüpler, üniversitenin ilkelerine, ortamına ve disiplinine uygun olmayan faaliyetlerde bulunamaz.
c) Kulüpler özelliklerine göre üyelerinde belli bir yeteneği öngörebilirler. Ancak yeteneği olmasa da konuya ilgi duyan öğrencilerin katılabilecekleri etkinlikler de düzenleyerek, bu üyeleri de çalışma programlarına dahil edebilirler.
d) Kulüpler kendi faaliyet alanlarının dışına çıkarak, diğer kulüplerin çalışma kapsamına giren faaliyetlerde bulunamazlar. Bu tür faaliyetler ancak kulüplerarası anlaşma ile sağlanabilir.
e) Kulüpler üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü faaliyeti yer, zaman ve ihtiyaç taleplerini de belirterek, yazılı olarak Spor ve Kulüp Etkinlikleri Koordinatörlüğü’ne bildirmek ve birimin onayını almak zorundadır. Faaliyetleri gereği üyelerinin katılacağı yarışma, konferans, kongre vs. gibi etkinlikleri Kulüp Yönetim Kurulu gün, yer ve etkinliğe katılması istenen üye listesiyle birlikte en az yedi gün önce Öğrenci Dekanlığı’nın onayına sunmak zorundadır.
f) Kulüpler her toplantıda güncellenmek üzere bir kulüp etkinlik defteri tutar ve toplantıya katılım listesini, toplantı gündem maddelerini, bütçe durumunu, yeni üye/ayrılan üye varsa isimlerini ve alınan kararları not eder. Toplantının ertelenmesi durumunda kulüp etkinlik defterine erteleme sebebi not düşülür.
g) Her akademik yıl sonunda her kulüp, kulüp çalışmalarını, etkinliklerini raporlayan bir faaliyet raporu hazırlar ve Öğrenci Dekanlığı’na sunar.
h) Aktif olmayan kulüpler, Öğrenci Dekanlığı tarafından kapatılmak üzere değerlendirmeye alınır.
ÜYELİK ve ÜYELİKTEN AYRILMA
MADDE 5
Kulüpler, üyelikle ilgili maddeleri saptarken belirtilen ilkelere uymak zorundadırlar:
a) MEF Üniversitesi'nin tüm öğrencileri kulüp üyesi olabilir.
b) Yönetim Kurulu’nun teklif ettiği üyelik başvuruları Genel Kurul'un 2/3 çoğunluğunun onayıyla gerçekleşir.
c) Üniversite dışından gelen çalıştırıcı, eğitmen gibi görevli kişiler Öğrenci Dekanlığı’nın onayıyla çalışmalara katılabilirler.
d) Gözetimde olan, hakkında uzaklaştırma cezası verilmiş olan öğrencilerin üye oldukları kulüplerdeki üyelikleri söz konusu süre boyunca dondurulur. Kulübün amaçlarına aykırı davrananlar; kulübü kişisel çıkarlarına göre kullanmak ve yönetmek isteyen üyeler ile öğrencilik sıfatının gerektirdiği itibar ve güven duygusunu sarsacak nitelikte davranışlarda bulunanlar Kulüp Genel Kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.
e) Üyelikten çıkarma Kulüp Yönetim Kurulu’nun teklifi ve Genel Kurul’un 2/3 çoğunluğunun onayı ile olur.
f) Kulüp üyeliği, üyenin yazılı isteğini Yönetim Kurulu’na iletmesi ile son bulur.
ORGANLAR VE SEÇİM
MADDE 6
Kulüpler organlarını kendileri belirler. Ancak her kulüpte aşağıdaki kurulların oluşturulması ve bu kurulların görevlerini yerine getirmeleri esastır;
Genel Kurul:
a) Kulüp Genel Kurulu o kulübün üyelerinden oluşur.
b) Yönetim ve Denetim Kurulları, yedekleriyle birlikte her akademik yıl başlangıcında, o akademik yılın Genel Kurulu’nca seçilir.
c) Her kulüp Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğuyla kulüp içtüzüğünün değişebilen maddelerinde değişiklik yapmaya karar verebilir. Bu değişiklikler Öğrenci Dekanı’nın onayıyla yürürlüğe girer.
d) Genel Kurul, Yönetim Kurulu'nun belirlediği tarihlerde, her öğretim yılında en az iki kez toplanır.
e) Genel Kurul'un karar alabilmesi için üyelerinin salt çoğunluğunun toplantıda hazır bulunması gerekmektedir. Salt çoğunluğun sağlanamaması halinde, ikinci toplantıya katılan üyelerin çoğunluğuyla karar alınabilir.
Yönetim Kurulu:
a) Yönetim Kurulu her akademik yıl sonunda Genel Kurul tarafından seçilen bir başkan ve yardımcısı, bir yazman, bir sayman ve bir üye ile birlikte toplam beş kişiden oluşur. Her yıl yönetim kurulunun en az üç üyesinin değişmesi gerekir. Yönetim Kurulu üyeleri toplamda en fazla iki yıl süresince görev yapabilir.
b) Yönetim Kurulu, çalışmaların en iyi şekilde yürütülmesinden, içtüzüğün uygulanmasından, kulüplerin mali gelir ve giderlerinin hesabından, demirbaş eşyalarının korunmasından, kulüp üyelerine ve Öğrenci Dekanlığı’na karşı sorumludurlar.
c) Yönetim Kurulu, kulübün faaliyetleri için gerekli çalışma gruplarını oluşturur.
d) Yönetim Kurulu, kulübün üniversite içinde ve dışındaki faaliyetlerini, dış haberleşmelerini Öğrenci Dekanlığı’na bildirmek ve birimin onayını almak zorundadır.
e) Kulüp danışmanı, Yönetim Kurulu'nun doğal üyesidir, ancak oy kullanamaz.
f) Yönetim Kurulu, Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğunun oylarıyla görevden alınabilir.
g) Yönetim Kurulu'nun diğer görevlerini ve karar yöntemlerini her kulüp, hazırlayacağı içtüzüğünde belirtir ve Öğrenci Dekanı’nın onayına sunar.
Denetim Kurulu:
a) Denetim Kurulu, Yönetim Kurulu üyesi olmayan ve Genel Kurul tarafından seçilmiş iki üyeden oluşur. Her yıl Denetim Kurulunun en az bir üyesinin değişmesi gerekir. Denetim Kurulu üyeleri toplamda en fazla iki akademik yıl süresince görev yapabilir.
b) Denetim Kurulu'nun görevi; kulübün evraklarını, muhasebe defterlerini ve demirbaş eşya durumunu incelemektir. Masrafların Yönetim Kurulu'nun kararına dayanıp dayanmadığını ve satın alınan demirbaş eşyanın Öğrenci Dekanlığı’na bildirilerek kayda geçip geçmediğini kontrol eder. Gerektiğinde Yönetim Kurulu'nu uyarır ve Öğrenci Dekanlığı’na rapor verir.
EVRAKLAR
MADDE 7
Aşağıdaki evrakların her kulüp bünyesinde bulunması ve gerektiğinde Öğrenci Dekanlığı ile Mali İşler Direktörlüğü'ne gösterilmesi zorunludur.
a) Üye Kayıt Defteri: Bu defterde üyelerin isimleri, sınıf ve bölümleri, fotoğrafları varsa kulüp giderlerine katılım payını gösteren bilgiler bulunur. Bu bilgiler güncel halde tutulur ve yapılacak denetimlerde görevlilere sunulur.
b) Yönetim Kurulu Karar Defterleri ve Genel Kurul Tutanakları: Genel Kurul ve Yönetim Kurulu'nda alınan kararlar bu defterlerde kayda geçirilir.
c) Muhasebe Defteri: Gelir gider durumunu gösteren muhasebe kayıtları Kulüp Yönetim Kurulu sorumluluğundaki muhasebe defterinde bulunur. Sponsorlardan gelen destek ödenekleri de kayda geçirilir.
d) Tahsilat ve Ödeme Belgeleri: Muhasebe defterinde kaydı tutulan tüm tahsilat ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur (Her harcama karşılığı fiş/fatura alınır ve etkinlik sonunda Öğrenci Dekanlığı’na teslim edilir). Öğrenci Dekanlığı ve Üniversite Mali İşler Direktörlüğü’nün denetimlerinde bu kayıtların ve belgelerin eksiksiz olarak sunulması gerekmektedir. Bir kulüp tarafından, bağış ya da başka kazanım yoluyla elde edilen gelirler öğrenci kulüplerinin muhasebe defterine makbuzlarıyla işlenerek kayıt altına alınır.
e) Üniversite tarafından kulübün kullanımına sunulmuş demirbaş eşyanın listesi ve defteri: Bu listeyi Öğrenci Dekanlığı hazırlar ve zimmet mukabilinde kulübe teslim eder. Yönetim Kurulu bu eşyalardan sorumludur. Yeni satın alınan demirbaş eşyalar en geç 15 gün içinde Öğrenci Dekanlığı’na bildirilir ve ardından hem demirbaş eşya numarası alınır hem de demirbaş listesine ve defterine eklenir.
MALİ ESASLAR
MADDE 8
a) Kulüpler gelecek akademik yıl için bütçe tekliflerini bir önceki akademik yılda Öğrenci Dekanlığı’na sunarlar.
b) Kulüplerin gelirleri, varsa üniversite tarafından ayrılan ödenek, varsa üyelerden alınan kulüp giderlerine katılım payı ve Öğrenci Dekanlığı izniyle yapılan sponsorluk anlaşmalarından elde edilen gelirlerden oluşur. Sponsorluk anlaşmaları için Öğrenci Dekanlığı’na yazılı dilekçe iletmek ve Dekan’nın onayını almak gerekir.
c) Kulüplerin bir yıllık gelir ve giderleri ile ilgili hesapları, o kulübün yönetim kurulu tarafından her eğitim öğretim yılı sonunda ibra edilir.
DİSİPLİN HÜKÜMLERİ VE YAPTIRIMLAR
MADDE 9
Aşağıdaki disiplin hükümleri ve yaptırımlar, belirtilen durumlarda tüm kulüpler için geçerli olacaktır:
a) Kulübün kullanımına sunulmuş demirbaş eşyaların her öğretim yılı sonunda üniversiteye tesliminde herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik demirbaş eşyalar, Kulüp Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir ve disiplin soruşturması açılabilir.
b) Her akademik yıl içerisinde Öğrenci Dekanlığı ve Mali İşler Direktörlüğü'nün görevlendireceği birer eleman tarafından yapılacak denetimler sonucunda, kulüp muhasebe defterinde karşılıkları belgelenmediği anlaşılan tüm ödemeler, Kulüp Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir ve haklarında disiplin soruşturması açılabilir.
c) Yazılı olarak Öğrenci Dekanlığı’na bildirilmemiş ve onay alınmadan üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş kulüp faaliyetlerinin, onaylatılmadan bastırılmış ve yayınlanmış görsellerin (bröşür, kitapcık, afiş vs.) tespit edilmesi halinde, izinsiz faaliyette bulunan kulübün faaliyeti durdurulabilir, bütçelerinde kesinti yapılabilir ya da kulüp kapatılabilir ve disiplin soruşturması açılabilir.
KULÜP EĞİTMENLERİ
MADDE 10
a) Eğitmene ihtiyaç duyan kulüpler için Öğrenci Dekanlığı’nın onayı ile eğitmen görevlendirilebilir.
b) Spor takımlarının antrenman sahası ihtiyacı halinde, Spor Etkinlikleri Koordinatörlüğü’nden onay alınarak söz konusu yer kullanılabilir.
c) Onay alınmadan yapılan çalışmaların tespit edilmesi halinda kulübün faaliyeti durdurulabilir.
d) Öğrenci Dekanlığı izni olmaksızın kulüp çalışmalarına iki etkinlik üst üste katılım göstermeyen eğitmenin görevine son verilebilir.
YÜRÜRLÜK
MADDE 11
Bu yönerge, Üniversite Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Bu yönergeyi MEF Üniversitesi Rektörü yürütür.