Arşiv Usul ve Esasları
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç ve Kapsam
Madde 1- Bu Usul ve Esasların amacı, MEF Üniversitesinin akademik ve idari birimlerinde bulunan arşiv belgesi ve ileride arşiv belgesi hâline gelecek arşivlik belgenin tespit edilmesine, gerekli şartlar altında korunmasına ve arşivlik belgelerin Birim Arşivlerine ve sonrasında MEF Üniversitesi Kurum Arşivine teslimine, MEF Üniversitesi Kurum Arşivinden ise Devlet Arşivleri Başkanlığına iletilmesine, muhafazasına lüzum görülmeyen belgenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları belirlemektir.
Bu Usul ve Esaslar MEF Üniversitesi’nin akademik ve idari tüm birimlerini kapsar.
Dayanak
Madde 2- Bu Usul ve Esaslar, 28/09/1988 tarih ve 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun", 16/7/2018 tarihli ve 30480 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren “11 Sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi”, 18/10/2019 tarih ve 30922 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" in 33’üncü maddesi ve 25/03/2005 tarih ve 25466 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Genelge gereği Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından hazırlanan “Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”na dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3- Bu Usul ve Esaslarda geçen;
a) Arşiv Belgesi: MEF Üniversitesi Rektörlüğü’ne ait olan ve son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
b) Arşivlik Belge: MEF Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilmiş olan, süre bakımından arşiv belgesi vasfı taşımayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmemiş olan, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,
c) Ayıklama: Arşiv belgesi ile ait olduğu dönemde bir değere sahip olduğu halde hukuki kıymetini ve bir delil olma niteliğini kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
d) Belge Yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transferi işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten kişiyi,
e) Birim Arşivi: MEF Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, güncelliğini kaybetmemiş, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre ile saklandığı arşivi,
f) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): MEF Üniversitesi ve birimlerinin, faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden, idari faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemini,
g) İmha: İleride kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemini,
h) MEF Üniversitesi Kurum Arşivi: MEF Üniversitesi’ne bağlı birimler ile bu birimlerde üretilen ve kesin sonuca bağlanan; yasal, ekonomik ve yönetimsel nedenlerle saklanıp korunmasına ihtiyaç duyulan belgelerin, saklama süresi dolduktan sonra ayıklanarak imha edildiği, kurumsal değeri dolayısıyla sürekli olarak kurumda saklandığı veya araştırma değerine sahip olanların sürekli saklanmak üzere Devlet Arşivleri Başkanlığı’na gönderildiği kurumsal merkez arşivini,
ı) Saklama Planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tabi tutulacaklarını gösteren, öncelikli olarak Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na ve ikincil olarak Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın üniversitelere ilişkin Saklama Planlarına uygun olarak hazırlanmış planı,
i) Saklanmasına Gerek Görülmeyen Belge: Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgeyi,
j) Standart Dosya Planı: Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’nı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kurum ve Birim Arşivlerinin Kurulması, Görev ve Sorumlulukları ve Personeli
Kurum ve Birim Arşivleri
Madde 4- MEF Üniversitesi Rektörlüğü, 5 yıl saklanması gereken arşivlik belgeler için “Birim Arşivleri”, 14 yıl saklanması gereken arşivlik belgeler ve arşiv belgeleri için “Kurum Arşivi” kurar.
Kurum Arşivinin Görev ve Sorumluluğu
Madde 5- MEF Üniversitesi Kurum Arşivi, arşivlik belgeyi Birim Arşivlerinden teslim almak, saklamak, değerlendirip muhafaza etmek, gereksiz belgelerin ayıklama yöntemini belirlemek ve elindeki belgeleri devamlı kullanılır durumda tutmakla görevlidir.
Devlet Arşivleri Başkanlığı’na teslim edilene kadar, MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde bulunan arşivlik belgeler ile arşiv belgelerinin korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden MEF Üniversitesi Rektörlüğü ve MEF Üniversitesi Kurum Arşiv Birimi sorumludur.
Birim Arşivlerinin Görev ve Sorumlulukları
Madde 6- MEF Üniversitesi akademik ve idari birim amirleri, kendi Birim Arşivlerinde bulunan arşivlik belgelerin, Kurum Arşivine devredene kadar korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden sorumludur.
Kurum Arşivi ve Birim Arşivleri Personeli
Madde 7- MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde, arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu personel, Rektör tarafından görevlendirilir. Birim Arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görevlendirilecek personel, ilgili birimler tarafından önerilir ve Rektör tarafından görevlendirilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Arşiv Belgeleri ve Arşivlik Belgelerin Korunması, Saklanması, Arşivden Yararlanma ve Gizli Belgeler
Koruma Yükümlülüğü
Madde 8- MEF Üniversitesi Rektörlüğü, arşiv belgesini ve arşivlik belgeyi yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşerenin zararlarına karşı korumak için gerekli önlemlerin alınmasından ve ısı, ışık, havalandırma, nem ayarlarının düzenlenmesinden sorumludur.
Bu sorumluluk;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine
karşı gerekli tedbirlerin alınması,
b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi
çalışır durumda bulundurulması,
c) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının
dezenfekte edilmesi,
d) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesi,
e) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt belge 12–15 derece arasında) tutulması,
hususlarını içerir.
Saklama Yükümlülüğü
Madde 9- MEF Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen arşivlik belgeler ile arşiv belgeleri, bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-1) “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”nında belirlenmiş olan süreler çerçevesinde, Birim Arşivlerinde ve MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde saklanır. Saklama Süreli Standart Dosya Planı’nda yer almayan belge türleri/tiplerinin üretilmesi durumunda ise Devlet Arşivleri Başkanlığı web sayfasında kamu kurum ve kuruluşları için tavsiye niteliğinde yayınlanmış olan (Ek-2) “Üniversiteler Arşiv Belgesi Tespit ve Değerlendirme Formu ile Yardımcı Hizmet Arşiv Belgesi Tespit ve Değerlendirme Formunda belirtilen süreler baz alınır.
Arşivlik belgeler, Birim Arşivlerinde 1-5 yıl süreyle; Arşiv belgeleri, MEF Üniversitesi Kurum Arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
MEF Üniversitesi Kurum Arşivinden Yararlanma
Madde 10- MEF Üniversitesi Birimleri, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere -gizli belgeler hariç- kurum dışına çıkarılmamak kaydıyla, Rektörlüğün ve ilgili birim sorumlularının onayıyla arşivden belge alabilirler. İncelemelerin ardından alınan belgeler arşive iade edilir.
Kurum arşivinde bulunan herhangi bir belgenin nüshası bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-3) “Belge/Dosya İstek Formu” düzenlenmeden teslim edilmez.
Arşivden alınan belgelerin, incelenme ve kullanım süresi bir haftadır. Bu süre, geçerli gerekçe gösterildiği takdirde uzatılabilir. Elindeki belgeyi bir hafta içinde veya verilen ek süre dolduktan sonra iade etmeyenlere uyarıda bulunulur.
Arşiv belgesi vasfını kazanmış belgelerin aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
Elektronik ortamda teşekkül eden belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde yararlanılır. Erişim yetkisi bulunmayan belgelerden yararlanma talepleri ise birim amirinin izni alınmak kaydıyla belge yöneticisi marifetiyle yapılır.
Arşivlerden yararlanmaya yönelik her türlü kayıt düzenli bir şekilde tutulur.
Arşiv belgelerine zarar verenler, kurum malına zarar vermiş sayılırlar.
Arşivin Kurum Dışına Çıkarılması
Madde 11- MEF Üniversitesi Birimleri tarafından üretilen ve arşiv belgesi niteliğinde olan belgeler, arşivlerden veya bulundukları yerlerden sergi ve benzeri bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında izinsiz olarak kurum dışına çıkarılamaz. Kurum dışına çıkış izni, geçici olmak kaydıyla, MEF Üniversitesi Rektörlüğü tarafından verilir.
Arşivin Yurt Dışına Çıkarılması
Madde 12- MEF Üniversitesi’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv belgesi niteliğine kavuşmuş olan belgeler, izinsiz olarak yurt dışına çıkarılamaz. Bu tür belgenin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin MEF Üniversitesi Rektörlüğü tarafından verilir.
Belgelerin Gizliliği ve Gizliliğin Kaldırılması
Madde 13 – Birimlerin elinde bulunan ve ait olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan belgeler, Üniversite Kurum Arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Arşiv belgesinin gizlilikleri, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kaldırılabilir. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine, “… tarih ve … sayılı karar ile gizliliği kaldırıldı” ibaresi düşülür.
Gizli belgeler, Birim Arşivlerine ve Kurum Arşivi’ne teslim edildiklerinde, kendileri için hazırlanan özel bölümlerde korunur. Bu belgelere erişim, arşiv yöneticisi ve MEF Üniversitesi Rektörlüğü tarafından yetkili kılınan kişilerle sınırlıdır.
Gizli belgeler, diğer belgelerden ayrı ve özel olarak düzenlenmiş formlar eşliğinde Birim Arşivlerinden Kurum Arşivi yöneticisine teslim edilir.
Gizli Belgelerden Yararlanma
Madde 14- Rektörlük makamı, Birim Arşivlerinde ve Kurum Arşivi’nde bulunan ve gizlilik özellik taşıyan her türlü belgeden yararlanır. Ancak, gizli belgeyi devreden birim yöneticisi, yalnızca kendi birimine ait belgelerden gereksinim duyduğunda yararlanır.
Diğer birimlerin gizli belgelerden yararlanmaları ise, MEF Üniversitesi Rektörlüğü’nün iznine bağlıdır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Birim Arşivi İşlemleri
MEF Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen arşiv belgelerinin devir işlemleri, Saklama Planına göre yapılır.
Belgelerin Birim Arşivinde Düzenlenmesi
Madde 15- Arşivlik belge, Birim Arşivinde işlem gördüğü tarihteki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Birim Arşiv Yöneticileri, teslim aldıkları evrakın içerik kontrolünü yaparak teslim alır. İçeriğinde eksik belge bulunan zarf/klasörler, eksiklikleri giderilmeden alınmaz, birim arşivine teslim edilmez.
Birim Arşivleri, Kurum Arşivi’ne devredecekleri belgeleri düzenli olarak ve her seferinde 1’den başlayan sıra numarası vererek MEF Üniversitesi Kurum Arşivi Devir Formları’na işlerler. Kurum Arşivi Devir Formu’nda, devredilen belgelerin niteliklerini tanımlayan bölümler belgeyi devreden Birim Arşivi tarafından doldurulur.
Belgelerin Kurum Arşivine Devri
Madde 16- Birim arşiv yöneticileri, kullanım değerini yitirmiş arşivlik belgelerini, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’ne devreder. Devir işlemleri bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-6) “Kurum Arşivi Devir - Teslim ve Envanter Formu” ve (Ek-7) “Kurum Arşivi Devir - Teslim Tutanağı” nın iki nüsha düzenlenmesi suretiyle gerçekleştirilir.
Arşive Devredilmesi Gerekmeyen Belge
Madde 17- MEF Üniversitesi’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve günlük iş akışı içinde sürekli olarak kullanılan belgeler ile bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form ve benzeri belgeler, arşive devredilmezler.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Kurum Arşivi İşlemleri
Kurum Arşivine Devir- Teslim İşlemleri, Belgelerin Ayrımı ve Hazırlanması
Madde 18- Her yıl ocak, şubat, mart ayları içerisinde, birimler önceki yıla ait dosya/klasörlerin kurum arşivine devir- teslimini yapar. Birimlerden gelen dosya/ klasörler kurum tarafından görevlendirilen arşiv personeli tarafından uygunluk kontrolüne alınır.
Uygunluk kontrolünde;
a) Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,
b) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
c) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı,
ç) Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
d) Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı,
kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır. Gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulur.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılır.
Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanır.
Belgelerin Kurum Arşivinde Düzenlenmesi
Madde 19- Arşivlik belge, Birim Arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Kurum arşivine devri sonrasında da bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-4) “Dosya/Klasör Etiketi”nde; “kurum adı/logosu”, “birim adı/kodu”, “dosya kodu”, “konu adı”, “yılı”, birim arşivi saklama süresi”, “kurum arşivi saklama süresi”, “toplam saklama süresi ve saklama kodu” ile varsa “özel bilgi/özel kod” gibi unsurlar bulundurularak etiketler düzenlenir. Bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-4.1) “Dosya/Klasör Etiketi Örneği”nde detaylı açıklamasına yer verilmiştir. Her dosya/klasör içerisine, içeriği belirlemeye ve belgelere hızlı erişimi sağlamaya yönelik olarak bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-5) “Dosya/Klasör İçerik Listesi” hazırlanarak konulur.
Kurum Arşivi, aynı birimden gelen belgeleri dağıtamayacağı gibi, bu belgelerle diğer birimlerden gelen belgeleri de karıştırmayacaktır. Devredilecek belgeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir.
Kurum Arşivi’ne Birim Arşivlerinden devredilen belgenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere envanterler hazırlanır. Envanterler dosya / klasör başına bir kayıt olarak sistemde tutulur. Bütün bu işlemlerin ardından dosya başına bir kayıt olacak şekilde envanteri hazırlanan dosyaların arşiv yer bilgileri elektronik ortamda bulunan (Ek-8) “Kurum Arşivi Envanter Kataloğu”na işlenir ve elektronik ortama kaydedilen bilgiler daha sonra çıktı alınarak dosyalanır.
Dosyalama işlemi ardından birim bazlı olmak suretiyle elektronik ortama kaydedilen kataloglar ilgili birimlere e-posta yoluyla bildirilir.
Arşivlerde birimlere, belge yoğunluğu ve saklama sürelerinin uzunluğu dikkate alınarak yer ayrılır.
Dosya ve klasörlerin yerleştirilmesinde 18/10/2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 15’inci maddesi hükümleri dikkate alınır.
Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgeler, belge hiyerarşisi ve dosya bütünlüğü dikkate alınarak saklanır.
ALTINCI BÖLÜM
Belgelerin Devlet Arşivleri Başkanlığı’na Devri
Devlet Arşivleri Başkanlığı’na Devredilecek Belgelerinin Hazırlanması
Madde 20- MEF Üniversitesi Rektörlüğü kendi açısından aktif kullanım değerini yitirmiş ve Saklama Planı’na göre Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilmesi gereken arşiv belgelerinin devrini gerçekleştirmekle yükümlüdür. Devir işlemleri her yılın Haziran ayı içinde gerçekleştirilir.
MEF Üniversitesi Kurum Arşivinde yapılacak ayıklama işlemlerinin ardından, Saklama Planında devri öngörülen belgeler, Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilmek üzere ayrılır.
Ayıklama işlemleri neticesinde yapısal bütünlükleri bozulan dosya/klasörler, dosya kodları dikkate alınarak yeniden dosyalanır.
MEF Üniversitesi Kurum Arşivi görevlileri, Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredeceği arşiv belgelerini, bu Usul ve Esasların 15 inci maddesinde gösterilen biçimde uygunluk kontrolünden geçirir.
MEF Üniversitesi Rektörlüğü, Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredeceği belgeleri düzenli olarak ve her seferinde 1’ den başlayan sıra numarası vererek bu usul ve esasların ekinde yer alan (Ek-9) “Arşiv Belgesi Devir - Teslim ve Envanter Formu”na düzenli olarak ve her seferinde 1 (bir)’den başlayan sıra numarası vererek işler.
Arşiv Devir Formu'nda, devredilecek dosyaların niteliklerini tanımlayan bölümler MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde bulunan arşiv görevlileri tarafından doldurulur ve Rektörlük tarafından onaylanır.
Devlet Arşivleri Başkanlığı’na Belge Devri
Madde 21- MEF Üniversitesi Rektörlüğü, Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilmek üzere hazırlanan arşiv belgelerini, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in ekinde yer alan "Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu"na kaydettirerek, devir tarihi ve şekli belirlenmek üzere Devlet Arşivleri Başkanlığı’na bildirilir.
Devir işlemi kesinlik kazanan arşiv belgeleri, mevcut düzeni doğrultusunda sıra numarası verilmiş özel kutulara konulmak suretiyle her türlü koruma ve güvenlik önlemleri dikkate alınarak Kurum belge yöneticisi koordinasyonunda Devlet Arşivleri Başkanlığı’na teslim edilir.
Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilecek belgeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir.
Elektronik ortamdaki arşiv belgelerinin belge hiyerarşisi ve üst verileri ile bağı korunur. Bu bağ oluşum aşamasında sağlanamamış ise sonradan kurulur. Konu dosyası olarak oluşturulanlar, konu kodları ve bu kodlar altında bulunan dosya serilerine göre, vaka dosyası olarak oluşturulanlar ise vaka dosya kodları ve klasör serilerine göre hazırlanarak Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın belirleyeceği usul ve esaslara uygun devredilir.
Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilecek belge MEF Üniversitesi mührü ile mühürlenir. Kurum Arşive ait olduğunu gösteren barkot etiketleri yapıştırılır.
YEDİNCİ BÖLÜM
Saklanmasına Gerek Kalmayan ve İmha Edilecek Belge ile Ayıklama ve İmha Komisyonları
MEF Üniversitesi Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 22- MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde uygulanacak ayıklama ve imha işlemleri kurulacak MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından gerçekleştirilir.
MEF Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı birimler tarafından üretilen ve arşiv belgesi niteliğine sahip olmayan belgelerle, Devlet Arşivleri Başkanlığı’na örnekleri gönderilecek olan arşiv belgesi ayrıldıktan sonra geriye kalanlar, Saklama Planı’nda belirlenmiş olan süreler dikkate alınarak imha edilir.
Ayıklama İşlemleri
Madde 23- MEF Üniversitesi akademik ve idari birimleri tarafından, iş akışında aktif olarak kullanılan, kanun ve diğer mevzuat çerçevesinde saklanması gereken ve/veya herhangi bir davaya konu olan belge, aktif kullanım değeri ortadan kalkmadıkça, mevzuatta belirlenen süreler dolmadıkça ve/veya dava sonuçlanmadıkça ayıklanamaz.
MEF Üniversitesi bünyesinde bulunan eski harfli Türkçe belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaz ve mevcut düzeni içerisinde Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilir.
Ayıklama işlemleri, Saklama Planı’nda belirlenen esaslar çerçevesinde, MEF Üniversitesi Kurum Arşivi görevlileri tarafından yapılır ve bu hususta belgeyi üreten birimlerin de görüşü alınır.
Ayıklama işlemleri yerine getirilirken, eski yıllara ait belgenin ayıklanmasına öncelik verilir.
Birim Arşivlerinde ayıklama işlemi yapılamaz. Ayıklama işlemi, MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde yapılır. Belgelerin Kurum Arşivi’ne devredilmesinde çeşitli nedenlerle güçlükler yaşanması durumunda ayıklama işlemi, birim arşivlerinde Kurum Arşivi görevlilerince yapılabilir.
İmha İşlemleri
Madde 24- MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca ayıklanan ve imhasına karar verilen belge, özelliklerine göre birimi, yılı, içeriği, biriminde aldığı tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl esas alınmak üzere ayrılarak tasnif edilir.
İmha edilecek belgenin özelliğine göre, üretildiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha halinde Evrak İmha Listesi hazırlanır. Saklama Planı doğrultusunda MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu üyeleri imhalık belgeleri onaylar ve Kurum Arşiv yöneticisi de gerekli ayıklama ve imha işlemlerini yapar.
İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir ve MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
Kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun nihai kararı ile yapılır. Her yıl kurum arşivinde yapılan ayıklama işlemi sonucunda AİK’ya sunulmak üzere (Ek-10) “İmha Listesi” ve (Ek-11) “İmha Tutanağı” hazırlanır. Ancak hazırlanan evrak imha listeleri, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 21 inci Maddesi gereğince, Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın uygun görüşü alındıktan sonra, MEF Üniversitesi Rektörlüğü’nün onayı ile kesinlik kazanır.
MEF Üniversitesi Rektörlüğü, aynı tür ve niteliğe sahip belgeyi; birer örnek saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren bu usul ve esasların imha listeleriyle imhaya tabi tutar.
Ayıklanmaları ve imhaları onaylanan belgeler, üçüncü şahısların eline geçmeyecek şekilde imha edilir.
MEF Üniversitesi Rektörlüğü’nce onaylanan evrak imha listeleri MEF Üniversitesi Kurum Arşivi tarafından sürekli saklanır.
MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, çeşitli nedenlerle zamanında MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’ne intikal ettirilmeyen ve korunmasına gerek olmayan belgeyi MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’ne devredilmesinden sonra imha işlemine tabi tutar.
İmha edilecek belge; iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır.
İmha edilecek belge, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılır. Bu işlem MEF Üniversitesi Arşiv görevlilerinin denetiminde yapılır.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgelerin (gizli belgeler vb.) imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Sınav kağıtları, ödevler, projeler, laboratuvar ve staj raporları gibi evraklar son işlem gördükleri tarihten itibaren iki yıl süre ile bekletildikten sonra normal usuller uyarınca imha edilir.
Elektronik ortamda üretilen Ölçme ve Değerlendirme Evrakları, üniversite bilgi depolama cihazlarında Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü tarafından önerilen, Üniversite Rektörlüğü tarafından onaylanan güvenlik önlemleri dahilinde muhafaza edilir. Elektronik sınav, ders, proje ve benzeri evrakların saklama ve muhafaza süresi, üretildikleri akademik yıldan itibaren beş yıldır. Bu sürenin sonunda Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü tarafından imha işlemleri yapılır.
e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir.
Mezuniyet işlemi onaylanan enstitü öğrencilerine ait projeler işlem gördükleri tarihten itibaren Lisansüstü Eğitim Enstitüsü tarafından muhafaza edilerek 2 (iki) yıl süre ile arşivlenir ve süresi dolduktan sonra normal usuller uyarınca imha edilir.
MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, imha işlemlerinde tereddüt ettikleri noktalarda, Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın görüşüyle uygulama yapılır.
MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu
Madde 25- MEF Üniversitesi Yönetim Kurulu tarafından, MEF Üniversitesi Kurum Arşivi’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu Kurum Arşiv sorumlusunun başkanlığında, Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memurla, ilgili birimin sorumlusu tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve deneyim sahibi iki temsilciden oluşacak beş kişilik bir “MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.
Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar. MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu belgenin saklanmasına karar verilmiş sayılır.
Her yıl Arşivde yapılan ayıklama işlemi sonucunda Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’na sunulan Evrak İmha Formu’nda bulunan listeler için nihai karar verilir.
MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen serilere ait dosyalardan örnekleme yöntemiyle dosyalar tutar. Bunları, sürekli saklanmak üzere Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilen belgelerle birlikte Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devreder.
İmhası reddedilen belge sonraki dönemde MEF Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından yeniden değerlendirmeye tabi tutulur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Belgelerin Mülkiyeti
MEF Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen her tür belge MEF Üniversitesi’ne aittir. Bu tür belge özel mülkiyet konusu olamaz.
Belgelerin Dijitalleştirilmesi
Madde 26- İşlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgeler, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edilir.
Dijitalleştirilen belgelerin elektronik ve fiziki belgeler ile ilişkileri korunur.
Gerekli görüldüğü durumlarda kağıt ortamındaki belgelerden arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dışında kalan ve sıklıkla kullanılan belgeleri ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir biçimde kullanılabilmesi amacıyla dijitalleştirilebilir.
Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tâbi tutulmaz.
Dijital görüntüler ile görüntülere ait üst verilerin ilişkisi korunur.
Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordinesinde, kurumsal bütünlük içerisinde yapılır. Birimlerin bağımsız uygulamalarına izin verilmez.
Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınır.
Belgelerin dijitalleştirilmesi, Devlet Arşivleri Başkanlığı’nca belirlenen usul ve esaslara göre yerine getirilir.
Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporları
Madde 27- MEF Üniversitesi Rektörlüğü, yıl içerisindeki belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, (Ek-12) “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile takvim yılının ocak ayında Devlet Arşivleri Başkanlığı’na bildirir.
Yürütme
Madde 28- Bu Usul ve Esasların hükümlerini MEF Üniversitesi Rektörü yürütür.
Yürürlük
Madde 29- Bu Usul ve Esaslar, MEF Üniversitesi Üniversite Senatosu’nun kabulünden sonra yürürlüğe girer.